外贸业务信函指的是与国外买卖双方之间的书面或电子订单、报价、合同、申请或变更订单等业务交涉的函件。它具有明确的规范格式、定稿时限、负责性明确等特点，通常由发函单位准备、发出，并有收信单位的确认回复，独立的实施 用以记录、确认交易商贸行为的函件称为外贸业务信函。



一、外贸业务信函的类型
　　1.1信函类有确认函、报价函、订单函、合同函、资信证明函及货到皮款退回函等。
　　1.2报价函：报价函是指收信单位通过发函单位报价，说明产品及其相关条款及价格信息，要求收信单位确认。
　　1.3订单函：订单函分为买方发出订单函和卖方发出订单函，主要用于详细说明订购的产品，价格，付款方式等信息，以便双方都了解到双方约定的内容和条件，以确认购销行为的有效性。
　　1.4 合同函：合同函是指合同双方缔结购销合同，约定所订货物的规格、数量、价格、付款、装运、保险等条款，依据所约定内容准备并签订的函件。
　　1.5资信证明函：资信证明函指的是向另一方提供有关信息以证明自己在国际贸易中有一定的实力和诚信，以求对方与自己建立良好的关系的函件。
　　1.6货到皮款退回函：货到皮款退回函指的是在外贸业务中，当买方货物到货后，向卖方退还部分预付货款或其他款项的函件。

二、外贸业务信函的特点
　　外贸业务信函通常具有明确的规范格式、定稿时限、负责性明确、值得信赖、具有法律效力等显著特点，一方面可以方便的确认合同的内容，一方面可以规范避免低简短条款约定，二者共同起到保障交易双方合同履行的功能。
　　1.1明确规范格式：外贸信函是按照一定格式、标准，采取正式文书形式系统规定的，有明确的函文格式，明确标题、主体内容、结尾、签字、收文人地址等要求。
　　1.2定稿时限：外贸信函通常需要双方及时定稿，收信单位（如买方）一般需要在发函单位（如卖方）报价的几日之内，作出准确的确认回复。
　　1.3负责性明确:外贸信函是双方通过书面、电子等手段了解及确认，双方在签署报价函、订单函等书面文件，明确了双方相关责任。
　　1.4信誉可信赖：外贸业务信函是在双方状态充分发挥联系，让彼此了解对方的不同面，企业的实力给合作伙伴信誉印象，提高交易安全可靠性。